1. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo de organización de la documentación producida o recibida por las entidades desde su origen hasta su eliminación total
2. Los documentos se clasifican en simples y compuestos de acuerdo a su uso y utilidad
3. Conjunto de documentos de estructura y contenidos homogéneos
4. Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie documental, por ejemplo: ordenes de compra
5. Los documentos de apoyo son
6. La terminación o eliminación de documentos se produce solo cuando; vence el plazo establecido del documento, se produce un documento que anula el anterior, desaparece el objeto físico que da razón del ser del archivo; cuando se establece convencionalmente la fecha de terminación.
7. Los sistemas de ordenación en la gestión documental son:
8. Son las remisiones de archivos básicos a la gestión del archivo central para su conservación precautoria, y se relación con documentos cuya frecuencia de uso ha disminuido
9. El folio es la acción de numerar las hojas
10. La página es una hoja
11. La foliciación en el proceso de gestión documental se debe contar consecutivamente de lo mas reciente a los mas antiguo
12. Proceso que genera menos costos, por reducción del papel, facilidad de manejo, mayor transferencia en el archivo general, mayor productividad de las diferentes áreas de la organización.
13. Los órganos archivistas de una organización y de Colombia son: comité de archivo, comité evaluador de archivo, archivo distrital, archivo general de la nación
14. Ley, acuerdo, decreto o norma legal que se encarga definir la custodia, cuidado,cumplimiento, confidencialidad, protección de archivo es:
15. Dentro del sistema de gestión de calidad se debe tener encuenta las ____________________________________________, para escribir de manera correcta lo que se esta haciendo, hacer lo que se ha escrito y _______________________________ y así generar un control y mas eficiencia en nivel productivo de la organización aplicándolo a cualquier _________________
16. El control de documentos internos se da mediante el registro - pre diseñado de archivo, libro de notas, hojas de datos, informes de calibración.
17. El control de documentos externos se controla mediante: manual de calidad, políticas de calidad, procedimientos del sistema de gestión de calidad, procedimientos técnicos , instructivos de trabajo.
18. Los tipos de archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos son:
19. El fondo es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o personal y se clasifica en _______________, ______________ y ______________. .
20. la ley general de archivos es